SecurityPack

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Descripción del Negocio

UNA EMPRESA DE CONCORDIA AL SERVICIO DE TODA LA REGIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS Y DIGITALES

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas así como muchos de los orga-nismos públicos consideran que el archivo de la información es un requisito IMPORTANTE para el correcto funcionamiento de la organización. Sin embargo, rara vez consideran URGENTE la tarea de su acondicionamiento y, por ende, postergan su puesta en funcio-namiento en forma indefinida.

Hasta ahora, el contar con un buen archivo era una tarea que debía enfrentar la organización por sus propios medios resolviendo todos los problemas que ello impli-caba.

Desde hace un año, se puede optar por recurrir a su tercerización contratan-do los servicios de Gestión SRL, una empresa creada por un grupo de profesionales y empresarios de Concordia que adquirieron una franquicia regional para la comercialización de la marca SecurityPack que ya tiene más de 10 años en el mercado argentino en la tarea de brindar soluciones a organismos, instituciones y empresas que requieren la administración de archivos físicos y digitales para su conservación y fácil acceso.

Muchas Pymes aún desconocen la existencia de empresas como la nuestra, cuyo servicio se centra en la administración y preservación de la información en cualquiera de sus medios. Es por ello que buscan soluciones propias ante este problema, almacenando su información en dependencias propias con escasos niveles de seguridad y, por lo general, con diferentes criterios de inventario lo que dificulta el proceso de búsqueda de la información cuando se necesita.

¿Por qué una organización debería optar por tercerizar la administración de sus archivos documentales?

La visión de las pymes es de almacenamiento, no de administración y preservación de la información generada por la empresa. Administrar “implica poseer un inventario permanente de la documentación histórica ordenada con un criterio lógico de búsqueda (que sirva para ‘encontrar’ la información) y mantenido en el tiempo”, Preservar “significa contar con una infraestructura de seguridad que permita que la información almacenada se encuentre en el mismo estado en que fue guardada, de forma tal de que pueda utili-zarse a la hora de ser solicitada”.

Las organizaciones que optan por el almacenamiento interno de sus archivos de documentación enfrentan uno o más de los siguientes problemas:

• El lugar afectado no es seguro, no cuenta con sistemas de detección y combate del fuego o de las distintas plagas, tiene goteras o un alto nivel de humedad ambiente.
• Tiene fácil acceso de distinto personal de la empresa lo que permite, entre otras cosas, que un empleado disgustado pueda robar o deteriorar información valiosa, por ejemplo.
• Deben apoyarse en un empleado que es el único que sabe cómo se archivó y dónde puede estar la información que se busca.
• Debe dedicar mucho tiempo para la búsqueda de la información que se necesitan.

Por el contrario, el servicio que ofrecemos se apoya en los 3 pilares de la administración y preservación de la información:

• Confidencialidad. Esto significa que la información enviada no pueda ser consultada ni utilizada por miembros que no sean los autorizados por la empresa.
• Integridad. El documento debe encontrarse de la misma forma en que fue guardado. Nuestra planta y nuestros sistemas de archivo están diseñados para evitar cualquier tipo de deterioro, de forma tal de asegurar la vida útil del documento.
• Accesibilidad. Contar con la información cuando se necesita.

¿Cómo se almacena información fuera de la oficina?

En primer lugar clasificamos, ordenamos y referenciamos cada uno de los documentos antes de su traslado en nuestros vehículos y guarda definitiva en nuestra planta, que se encuentra diseñada y equipada siguiendo los más exigentes estándares. Mediante tecnología de código de barras, podemos recuperar cualquier tipo de documento y ponerlo a disposición del cliente en un plazo máximo de 24 hs a partir del requerimiento.

¿Cuáles son las modalidades y los costos del servicio?

Los servicios que ofrecemos abarcan toda la vida útil de las distintas “series documentales críticas” de cada organización. Desde que son creadas hasta que se dispone su destrucción. Durante esta etapa podemos acompañar a la empresa en su gestión, contribuyendo mediante auditorías intermedias, digitalización, ordenamiento, archivo y destrucción física de los soportes papel, virtuales o magnéticos que se hubieran utilizados.

Como son soluciones a la medida del cliente, resulta casi imposible dar una Lista de Precios estandarizada. Podemos afirmar que los costos no son importantes y que siempre serán menores a los que deberá afrontar la organización si decidiera hacerlo por sus propios medios en almacenamientos internos si busca la misma eficiencia. Sólo a modo de ejemplo, tenemos un producto de guarda de documentación para pymes que va desde los $200 mensuales hasta 50 cajas estandarizadas. Tanto las consultas como el transporte puerta a puerta se acuerda con la pyme que lo utilice pero en general son servicios bonificados.

¿Cómo accede y/o recupera el cliente la información depositada en una compañía que almacena y gestiona su documentación? ¿Cuánto tiempo demora?

Ponemos a disposición un soporte papel y otro virtual de consulta del inventario de su archivo de contenedores o expedientes el que estará actualizado en forma permanente. Emitido el pedido de consulta o recupero de información, pude reunirse con su documentación en un plazo que va desde las 3 hs de solicitada hasta 24 hs como máximo. También contamos en nuestra planta con equipos (PC, scanner, fotocopiadoras e internet) para que el cliente pueda efectuar cualquier consulta en nuestras dependencias. También existen planes de contingencia, en los cuales puede solicitar su documentación vía e- mail.

¿Cómo digitalizan la información de la empresa? ¿Qué soportes técnicos, de hardware y de software emplean?

Nuestros documentalistas asisten a la empresa relevando su situación actual. Ayudamos a las pymes a identificar qué y cuánta documentación amerita ser digitalizada, basada en nuestro conocimiento y experiencia adquirida a lo largo de 10 años de presencia en esta industria. Brindamos soluciones a la medida del cliente, lo cual a diferencia de una empresa digitalizadora, por lo general no convertimos toda su información en forma digital sino aquella que es realmente necesaria, que en promedio ocupa un 25% del universo documental.

En cuanto a software y hardware, poseemos scanners de alto volumen de última generación, lo que nos permite absorber con calidad grandes volúmenes de información para digitalizar.

Una vez digitalizada, dichos archivos estarán seguros en nuestro server, con respaldo en el de nuestra Casa Central, el cual a su vez, tiene respaldo en un Hosting de nivel internacional. Para su consulta, nosotros le entregamos el archivo en un soporte magnético tipo disco rígido externo, pen drive, etc o podemos darle un ACCESO IN-TRANET a nuestra página web, mediante un usuario y contraseña para su consulta en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo en forma simultánea por hasta cinco usuarios previamente designados por el cliente.

¿Cuáles son los ahorros en costos que puede obtener una pyme que adoptar este servicio? ¿En qué rubros se verifican estos ahorros?

Si bien hay rubros que se ven más beneficiados que otros podemos decir que los ahorros más visibles son:

• Espacio. El valor del m2 destinado al archivo baja en forma sustancial, en conjunto con el beneficio de reaprovechamiento del espacio liberado para la ejecución de tareas relacionadas con el negocio de la empresa.
• Disminución de la exposición al riesgo. La documentación permanece inventariada en todo momento bajo los criterios definidos junto al cliente, lo cual les da a las pymes la tranquilidad de que su archivo es independiente del personal que lo mantenía y que su documentación se encuentra segura y accesible, evitando penalizaciones, pérdidas de juicios por falta de pruebas, etc.
• Ahorro de personal dedicado al archivo, acortamiento de los tiempos de búsqueda de la información, administración de la vigencia de guarda de la documentación y su posterior proceso de destrucción segura

¿Cómo brindan el servicio a la región desde Concordia?

Nuestros servicios permiten disminuir las consecuencias de las distancias geográficas al momento de administrar documentación de archivo. Hoy, tal como lo demuestran las grandes empresas, el archivo tiene que estar bien organizado y para ello el único factor que no influye sensiblemente es la distancia. Estas se han acortado en todo sentido. Por un lado, los traslados físicos se pueden llevar a cabo sobre mejores rutas y en mejores vehículos a costos que hoy se han reducido sensiblemente. Pero además, las comunicaciones de voz y de datos, hoy al alcance de todos, han hecho fácil, rápida y segura la consulta de documentos a partir del scanner, el email o la página web. Nuestro compromiso es asegurarle al cliente que dispondrá de la documentación que necesita en el momento que la necesita aún cuando sus oficinas no se encuentren en la ciudad de Concordia.

¿El archivo que gestionan debe estar indefectiblemente en instalaciones de Gestión SRL? ¿No pueden gestionar un archivo en nuestras instalaciones?

Podemos hacerlo. Podemos trabajar juntos, ayudándolos a definir los procesos y a determinar las necesidades de equipamiento e insumos para un adecuado funcionamiento del archivo documental.

• Auditoría documental. A través de esta herramienta, analizamos junto con la empresa las distintas series documentales críticas para definir los mejores y más eficientes procesos para la guarda y conservación en los archivos.
• Auditoría de las Instalaciones. A través de este método, analizamos el espacio disponible y las facilidades de que disponen para el archivo, asesorándolos en todo aquello que sea necesario para proveer el adecuado equipamiento y la oportuna adopción de medidas de seguridad.
• Instalación del Software. Una vez que se dispone del hardware adecuado, se instala el software que lo ayudará a administrar su archivo de documentos físicos y digitales.
• Capacitación. Nuestro trabajo concluye con la capacitación del personal que se des-empeñará como archivista, acompañándolos en el proceso de aprendizaje mientras cumplen con su rol gestionando y administrando el archivo.

¿Cómo se puede obtener mayor información?

Aquellas empresas que necesiten más información podrán visitar nuestra Planta en Humberto Primero 611, llamar al Tel: 0345 4216738 o visitar nuestro sitio web

- Gerente Regional: Sr Abel Raúl Catuzzi

- Gerente Operativo: Sr Gonzalo Pardo

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